Od Faktury elektroniczne …  ?   Od 2011r. TAK. 

Od 2011 roku można przesyłać faktury elektronicznie. Można to robić mailowo (np. w formacie PDF albo zeskanowane jako załącznik do maila, byle nie w MS WORD ani w MS EXCELL, tak żeby nie było można nic zmieniać w wystawionych dokumentach )  albo faxem.  Chociaż faxów niektóre urzędy mogą nie uznać (kolejna niespójność polskiego prawa !!!). 

Trzeba jednak zawrzeć umowę z drugą stroną, nazywa się to AKCEPTACJA.  Akceptacja musi zawierać:
- określenie stron:  nazwy, adresy, NIP itd.

- adresy mailowe, z których i na które będą faktury wysyłane  (lub numery faxów)

- datę zawarcia oraz okres obowiązywania akceptacji (na czas nieograniczony lub ograniczony)

- sposób, w jaki kontrahent będzie potwierdzał otrzymanie takiej faktury (np. poprzez mail zwrotny, że fakturę nr …..   otrzymano w dniu ….)  - te maile trzeba dołączać do faktur.

Dotyczy to również faktur korygujących.  Mailem dostaniemy potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez kontrahenta i sprzedawca może pomniejszyć VAT.

Akceptacja obowiązuje od daty zawarcia, czyli przed jej podpisaniem nie uzna się, że faktura przesłana mailem wpłynęła i nie mamy prawa odliczyć VAT. Akceptacja powinna być zawarta w formie pisemnej.

Nie ma teraz obowiązku pisania kopia/oryginał, chociaż w rozporządzeniu o wystawianiu faktur pozostał punkt, który mówi, że oryginał otrzymuje nabywca a kopię zatrzymuje sprzedający.  Więc jeśli na wydruku faktury pojawią się oznaczenia kopia/oryginał, to nie można kupującemu wysłać kopii.

Dotyczy to kontrahentów krajowych.  Przy transakcjach z zagranicznymi są trochę inne zasady w VAT, więc nie ma potrzeby zawierania takich umów.

Zachęcamy do korzystania z tej formy wysyłania dokumentów handlowych.